Sempre più spesso le aziende utilizzano software di Gestione Elettronica dei Documenti (GED) per archiviare i propri documenti in forma elettronica e renderne quindi la consultazione più agevole e controllata.

Alcune applicazioni GED permettono anche di implementare la cosiddetta conservazione sostitutiva dei documenti fiscali (archiviazione in forma elettronica a norma di legge, alternativa alla conservazione pluriennale del cartaceo) e quindi di sollevare l'azienda dagli oneri e dai problemi derivanti dalla manutenzione di ampi archivi cartacei.

I software più avanzati integrano poi funzioni di workflow che gestiscono l'acquisizione o la produzione dei documenti all'interno di flussi informatici controllati, in modo da potenziare i tradizionali processi aziendali di controllo e di avanzamento e renderne meno complessa e incerta l'applicazione.

Il modulo Index di SPOOL MASTER permette di alimentare automaticamente il proprio software di gestione documentale con le stampe prodotte sul sistema AS400, abbinando ai documenti elettronici prodotti dal modulo Pdf-Tiff i relativi file "indice" (dei file di testo contenenti le chiavi di "indicizzazione" o "profilazione" su cui si basa l'acquisizione del documento all'interno dell'applicativo GED).

Le chiavi possono essere definite e strutturate in modo completamente parametrico per consentire la produzione di indici aderenti alle specifiche previste dai diversi prodotti GED (tracciati record, regole di composizione, metodi di separazione dei campi, etc) e coerenti con l'effettiva configurazione del software installato nella propria realtà (che può determinare il numero, il contenuto e la sequenza delle chiavi relative a ciascun tipo di documento).

La flessibilità del metodo di definizione delle chiavi consente di organizzare le informazioni in base a qualsiasi tracciato orizzontale, verticale o misto e di comporre stringhe per file di testo e file XML.