Elimina la modulistica prefincata

SPOOL MASTER permette di fare a meno dei moduli continui prestampati e di lasciarsi così alle spalle tutti i costi e i problemi connessi alla loro gestione.

Proviamo a pensare a quanto costa per esempio una risma di 500 fogli in A4 rispetto a 100 moduli continui in 5 copie/veline di un documento prefincato come ad esempio la DDT; se ci pensiamo bene il numero complessivo di fogli è sempre 500, con una notevole differenza, con SPOOL MASTER puoi automaticamente selezionare il numero di copie da stampare quando è necessario, ad esempio se non c'è il vettore stamperai una copia in meno, se la copia amministrativa su carta non bastasse, potresti sempre archiviare la stessa copia in PDF ed usarla per ricercare il documento in un modo più rapido e fruibile, in questo modo sarebbe già disponibile per una distribuzione via mail senza dover eseguire una scansione dalla copia cartacea archiviata.

Non ci si dovrà quindi più preoccupare di:

• ordinare e immagazzinare voluminose scorte di prefincati
• provvedere alla loro distribuzione nei reparti e negli uffici della propria Azienda
• correre il rischio di rimanere senza modulistica nei momenti più critici
• essere costretti a eliminare giacenze di stampati obsoleti e non aggiornati
• mantenere stampanti a impatto esclusivamente dedicate all'emissione di uno specifico tipo di documento.

Utilizzando comuni stampanti laser PCL5 si potranno infatti stampare diverse tipologie di documenti (ordini, documenti di trasporto, fatture, estratti conto, circolari, etc.) lasciando che sia SPOOL MASTER a differenziare automaticamente il layout e a gestire le eventuali differenze legate a contesti multisocietari.

I propri utenti risparmieranno il tempo destinato alle frequenti e difficoltose attività di sostituzione dei moduli prefincati (dal momento che lo stesso device potrà essere utilizzato per produrre stampe di più tipi e di più Società) e alla risoluzione dei problemi causati dall'inceppamento della carta.

Inoltre ogni modifica relativa alla formattazione delle stampe potrà essere rilasciata in tempo reale, consentendo di aggiornare immediatamente, automaticamente e uniformemente la modulistica in tutta l'azienda.

Sfrutta nuove opportunità e riduci i costi

Oltre ai benefici che derivano dall'eliminazione della modulistica prestampata, SPOOL MASTER permette di ottimizzare la produzione del cartaceo e offre l'opportunità di rendere più efficiente ed economica la distribuzione dei propri documenti.

Con SPOOL MASTER si avrà ad esempio la possibilità di:

• ridurre il numero di pagine da stampare attraverso la reimpaginazione delle informazioni, in modo da utilizzare al meglio lo spazio disponibile (come ad esempio le righe di piede che restano normalmente inutilizzate tranne che per la stampa dei totali sull'ultima pagina)
• evitare la stampa di copie non necessarie, differenziando il numero di copie da produrre in base al contesto (Fattura Italia, CEE, ExtraCEE, etc.)
• veicolare automaticamente il documento alla stampante della sede o dell'ufficio di competenza (anche a livello di singola copia)
• spedire automaticamente i documenti tramite Email anziché per posta convenzionale. Attualmente il costo per l'azienda, relativo all'invio per posta convenzionale, si attesta intorno a 1 Euro per documento spedito di cui 60 centesimi già solo per il francobollo.
• spedire automaticamente i documenti tramite Fax, ovviando alla perdita di tempo della ricerca del numero, dell'attesa di linea, dell'attesa dell'esito, ed eventualmente della fotocopia del documento per ridurlo alle dimensioni di un A4.
• archiviare elettronicamente i documenti per uso interno allo scopo di agevolarne la ricerca e la consultazione da parte del proprio personale
• distribuire i propri documenti pubblicandoli sul web
• alimentare prodotti di gestione documentale, in grado di gestire l'archiviazione sostitutiva ai fini fiscali e di sollevare quindi dall'onere della conservazione cartacea

e molto altro ancora.

Un prodotto semplice ma versatile

SPOOL MASTER è un prodotto facile da utilizzare, sia durante l'avviamento sia in fase di manutenzione, e non necessita di alcun intervento di modifica ai propri file e programmi di stampa AS400 né di variazioni alla consueta operatività degli utenti.

Ma "semplice" non coincide con "semplicistico": SPOOL MASTER è anche un prodotto altamente flessibile e parametrico, che può adattarsi alle situazioni più disparate e complesse.

Il software è in grado di elaborare dinamicamente le stampe e di diversificare il trattamento di ciascun tipo di documento sia a livello generale che di singola copia o pagina.

Per mezzo delle regole di condizionamento SPOOL MASTER può modificare "al volo" il suo comportamento anche a fronte della stessa tipologia di documento, determinando le formattazioni da applicare e le azioni da eseguire in base ai seguenti elementi:

• contenuto testuale della stampa
• attributi esterni della stampa (utente, dati utente, tipo modulo, coda di ingresso, etc.)
• informazioni reperite in tempo reale dalla lettura di database AS400
• informazioni reperite in tempo reale tramite l'esecuzione di procedure AS400.

Si avrà in questo modo la possibilità di gestire le differenze legate al contesto di produzione e distribuzione del documento, differenziando ad esempio le Fatture Italia da quelle destinate all'Estero, le singole copie di un D.D.T., le stampe emesse dai diversi enti in contesti multiaziendali, divisionali, delocalizzati, etc..

Una soluzione pensata per i sistemi IBM i AS400

La quasi totalità dei processi di SPOOL MASTER viene eseguita nativamente su piattaforma AS400.

Ci si può quindi avvalere della potenza elaborativa e della solidità dei sistemi IBM i AS400, e gestire con facilità il prodotto in modo centralizzato.

Inoltre, dal momento che le stampe vengono processate sul sistema IBM AS400, SPOOL MASTER ha la possibilità di interagire con l'ambiente gestionale accedendo al database DB2 AS400 e richiamando procedure RPG/RPG400/COBOL400 personalizzate, la cui struttura base viene fornita assieme all'applicativo.

Un software efficiente

L'intera struttura di SPOOL MASTER è orientata a ridurre al minimo le attività di configurazione e manutenzione.

Il prodotto è inoltre dotato di particolari meccanismi che permettono di ottimizzare e velocizzare la stampa grafica anche in postazioni remote, servite da collegamenti con ampiezza di banda trasmissiva molto limitata (sedi periferiche, punti vendita, etc.).