Il modulo Index

Utilizzi un sistema di gestione documentale?

SPOOL MASTER è in grado di alimentarlo esportando i documenti contenuti negli spool di stampa AS/400 e accompagnandoli con gli opportuni file di profilazione.

Modulo Index - Spool Master

Sempre più spesso le aziende utilizzano software di Gestione Elettronica dei Documenti (GED) per archiviare i propri documenti in forma elettronica e renderne quindi la consultazione più agevole e controllata.

Alcune applicazioni GED permettono anche di implementare la cosiddetta conservazione sostitutiva dei documenti fiscali (archiviazione in forma elettronica a norma di legge, alternativa alla conservazione pluriennale del cartaceo) e quindi di sollevare l'azienda dagli oneri e dai problemi derivanti dalla manutenzione di ampi archivi cartacei.

I software più avanzati integrano poi funzioni di workflow che gestiscono l'acquisizione o la produzione dei documenti all'interno di flussi informatici controllati, in modo da potenziare i tradizionali processi aziendali di controllo e di avanzamento e renderne meno complessa e incerta l'applicazione.

Il modulo Index di SPOOL MASTER permette di alimentare automaticamente il proprio software di gestione documentale con le stampe prodotte sul sistema AS/400, abbinando ai documenti elettronici prodotti dal modulo Pdf-Tiff i relativi file "indice" (dei file di testo contenenti le chiavi di "indicizzazione" o "profilazione" su cui si basa l'acquisizione del documento all'interno dell'applicativo GED).

Le chiavi possono essere definite e strutturate in modo completamente parametrico per consentire la produzione di indici aderenti alle specifiche previste dai diversi prodotti GED (tracciati record, regole di composizione, metodi di separazione dei campi, etc) e coerenti con l'effettiva configurazione del software installato nella propria realtà (che può determinare il numero, il contenuto e la sequenza delle chiavi relative a ciascun tipo di documento).

La flessibilità del metodo di definizione delle chiavi consente di organizzare le informazioni in base a qualsiasi tracciato orizzontale, verticale o misto e di comporre stringhe per file di testo e file XML.

Caratteristiche supportate

Valorizzazione dinamica di ciascun campo chiave da valori predefiniti, da attributi dello spool, dal testo della stampa e da procedure esterne AS/400
Definizione degli attributi di apertura, chiusura e separazione per ogni singolo campo
Generazione di un file indice per ogni documento, o accodamento delle chiavi in indici già esistenti
Selezione della versione da indicizzare (documento con e senza rimappatura e grafica)
Esecuzione condizionata di ogni singola operazione, subordinata alla verifica di una o più regole di condizionamento

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